Le Sudoc à l’IHTP, les modalités d’un déploiement

abes_logoLe déploiement des collections de la  bibliothèque de l’IHTP dans le Sudoc   catalogue collectif et collaboratif national des bibliothèques universitaires et autres établissements de l’enseignement supérieur, constitue le grand chantier 2013 de la bibliothèque : soutenu par l’Institut national des sciences humaines et sociales du CNRS et mené conjointement par la bibliothèque de l’IHTP et l’équipe de coordination Sudoc du Campus Condorcet, il permet d’offrir aujourd’hui une visibilité accrue du patrimoine documentaire de l’IHTP à l’ensemble de la communauté scientifique. Voici la chronologie  de ce projet, les aspects techniques y sont  privilégiés, ceci afin de garder trace  de la mise en oeuvre de ce déploiement  qui constitue une étape essentielle de l’histoire du traitement documentaire des collections de l’IHTP.

 

Une réflexion amorcée en 2010 logo

C’est en 2010 qu’une réflexion, sur le référencement des monographies de la bibliothèque dans le Sudoc s’amorce à l’IHTP, des contacts sont alors pris avec le Centre Régional 26 Sudoc-PS  « Sciences humaines et langues et civilisations occidentales » qui assure alors pour l’IHTP le signalement des collections de périodiques dans le Sudoc. Fin 2011, la réflexion se poursuit à l’IHTP mais aussi dans le cadre du groupe projet grand équipement documentaire  du Campus Condorcet,  auquel la bibliothèque de l’IHTP participe, si bien qu’une candidature commune Campus Condorcet / IHTP est validée par le conseil d’administration de l’Abes (Agence bibliographique de l’enseignement supérieur) en juin 2012, en vue du déploiement en 2013 des collections de la bibliothèque de l’IHTP dans le Sudoc.

 

Les principales étapes de la  mise en place du déploiement

L’établissement Condorcet et l’IHTP entrent officiellement dans le réseau Sudoc  le 10 janvier 2013, date du lancement  de la 11ème  vague de déploiement de l’Abes. Cette journée de lancement est suivie de formations  à Winibw, l’ application de catalogage du réseau Sudoc, destinées au coordinateur Sudoc Condorcet et au personnel de la bibliothèque de l’IHTP.

En mars de 2013, une réunion de lancement de projet rassemblant des membres de l’IHTP, de Condorcet, la Chargée de mission CNRS Condorcet,  le prestataire Koha (SIGB, système intégré de gestion de bibliothèque, de l’IHTP) et un informaticien du site CNRS-Pouchet permet d’élaborer une planification précise du projet et d’arrêter un certain nombre de points comme par exemple, le type de documents déployés (monographies, colloques…), la définition des champs protégés en local, le marquage des exemplaires de l’IHTP avec un sous-champ $cCNRS-IHTP dans les notices Sudoc, mais aussi  de préciser l’organisation du suivi du projet :  les contacts avec l’Abes et le prestataire Koha, l’élaboration d’un échéancier…

Au cours des semaines suivantes, les revues de l’IHTP migrent  de l’ILN (Internal Library Number) du Centre Régional Sudoc-PS vers l’ILN du Campus Condorcet, avant le passage en production Sudoc de l’ensemble des établissements de la vague 11 en avril 2013.

 

Le déploiement et les imports réguliers

logo_winibw2Des tests de recouvrement réalisés à partir des fichiers de 1000 références : les fichiers ISBN (pour notices ayant un ISBN) d’une part et les fichiers Auteurs/ Titres/ Dates d’autre part,  permettent d’estimer le taux de recouvrement des collections de l’IHTP dans le Sudoc à 60 %.  Ces différents tests confirment aussi la conformité des notices de l’IHTP au regard des critères de l’Abes.

C’est ainsi qu’en juillet 2013, le déploiement des collections de l’IHTP  peut être envisagé. Il s’agit de l’exemplarisation automatique des collections de la bibliothèque dans le Sudoc. Le taux de recouvrement réel 61 %, s’avère ici très proche du taux de recouvrement estimé lors des tests.

Dans la continuité, la finalisation de la « moulinette » Sudoc, c’est à dire de l’articulation du SIGB local et de l’application de catalogage logokohaWinibw du Sudoc permet la mise en place des échanges réguliers entre les deux systèmes, puis le rapatriement en local dès octobre, de l’ensemble des notices Sudoc exemplarisées automatiquement quelques mois plus tôt.

 

Une mission de catalogage Sudoc/Winibw à l’IHTP en novembre et décembre 2013, permet d’amorcer la localisation dans le Sudoc des documents n’ayant pu être exemplarisés automatiquement lors du déploiement, c’est l’équipe de coordination Sudoc-Condorcet qui assure la formation du catalogueur et le contrôle qualité des notices ainsi traitées.

 

Aujourd’hui, ce sont environ 70 % des titres de la bibliothèque de l’IHTP traités informatiquement qui sont localisés dans le catalogue Sudoc.  Ce déploiement,  tout en augmentant la visibilité des collections patrimoniales de l’IHTP et en les rendant plus accessibles à la communauté scientifique, s’inscrit  dans la participation active de la bibliothèque de l’IHTP au projet grand équipement documentaire du Campus Condorcet.

Valérie Hugonnard, responsable de la bibliothèque de l’IHTP


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